Het indienen van verzoekschriften in hoger beroep luistert uiteraard – net als tijdig dagvaarden – zeer nauw. In de zaak HR 12 april 2024 (beschadigd beroepschrift via Zivver) ging dit op pijnlijke wijze verkeerd. Op de laatste dag had de advocaat van de man een beroepschrift per beveiligde mail (Zivver) verstuurd aan het Hof. Het PDF bestand van het beroepschrift was echter beschadigd en kon door de griffie niet geopend worden. De Hoge Raad was het met het Hof eens, dat dit niet een ‘verschoonbare fout’ was. Het hoger beroep was dus niet (tijdig) ingesteld en werd niet in behandeling genomen.

Feiten van HR 12 april 2024 (beschadigd beroepschrift via Zivver)

De zaak had betrekking op de omgang met de kinderen en handhaving van de contact- en informatieregeling betreffende de kinderen. Het verzoek van de man was door de rechtbank afgewezen.

Op maandag 17 oktober 2022, de dag voor het verstrijken van de termijn voor het instellen van hoger beroep, had de advocaat van de man via Veilig mailen (Zivver) een e-mail aan het hof gezonden, met een zgn. V-formulier en een beroepschrift in PDF. Dit beroepschrift heeft de advocaat dezelfde dag ook aan de advocaat van de vrouw gestuurd, die de volgende dag liet weten dat het PDF-document beschadigd was en niet geopend kon worden. Het Hof kwam tot dezelfde bevindingen.

De advocaat heeft vervolgens getracht de zaak te redden door op 1 november 2022 alsnog het beroepschrift in te dienen. Het Hof heeft nog wel een mondelinge behandeling gelast over de ontvankelijkheid van het beroep. De advocaat heeft bij die gelegenheid aangevoerd dat het beroepschrift tijdig via Veilig Mailen is ingediend. Na de mondelinge behandeling heeft het hof nader onderzoek gedaan en zijn vaststellingen en bevindingen vastgelegd in een brief van 20 januari 2023 van de griffier van het hof aan de advocaat. Daarop heeft de advocaat en vervolgens de advocaat van de vrouw gereageerd. Vervolgens heeft de man niet-ontvankelijk verklaard in zijn beroep omdat dit beroepschrift te laat was ingediend.

Overwegingen van het Hof

Het Hof verwees hierbij naar het Procesreglement zoals dat gold voor beroepschriften bij de Hoven:

“5.12. (…) Processtukken – waaronder het beroepschrift – kunnen (ook) per e-mail, via Veilig mailen (Zivver) worden ingediend, mits het processtuk of het bericht, met eventuele bijlage(n), direct per post aan de griffie van het hof wordt nagezonden of wordt afgegeven aan de Centrale Balie van het hof, onder de uitdrukkelijke vermelding dat het reeds eerder via Veilig Mailen ingediende stukken betreft (art. 1.1.5 Procesreglement verzoekschriftprocedures familiezaken gerechtshoven).”

Herkansing wegens apparaatsfout?

Het Hof heeft vervolgens onderzocht, of herstel mogelijk was wegens een zgn. apparaatsfout. Het overwoog:

“5.14 Resteert de vraag of de hiervoor geschetste gang van zaken het hof aanleiding had moeten geven tot het bieden van een herstelmogelijkheid, al dan niet met het geven van een (extra) termijn. Het hof beantwoordt die vraag ontkennend. Het mailen – één dag voor het verstrijken van de beroepstermijn – van een beschadigd, niet te openen, bestand dient voor risico te blijven van appellant. Daarbij komt dat de advocaat van de man op 18 oktober 2022 ’s ochtends door de wederpartij erop is geattendeerd dat de desbetreffende bijlage niet kon worden geopend.

Van een zogenoemde apparaatsfout is onvoldoende gebleken. Consultatie door het hof van IVO (de ICT dienst van de rechtspraak) wijst uit dat het zeer onwaarschijnlijk is dat het ICT systeem van de rechtspraak een bij verzending nog deugdelijk te openen bestand bij ontvangst zodanig beschadigt dat het niet (meer) te openen is.

(…)

Dat [de advocaat] geen melding heeft ontvangen van Zivver dat de desbetreffende bijlage beschadigd was, leidt niet tot een ander oordeel. Nog daargelaten dat de vrouw gemotiveerd heeft betwist dat Zivver dergelijke controles uitvoert en of dergelijke meldingen verstuurt, dient ook een dergelijke omstandigheid voor risico van de verzender te blijven.”

Klachten in cassatie tegen Hof Amsterdam (beschadigd bestand)

Het middel betoogt, dat het hof ten onrechte heeft beslist dat de termijnoverschrijding niet verschoonbaar is. Het voert daartoe onder meer aan:

(i) dat het hof het bepaalde in art. 4.3.8 van het toepasselijke Procesreglement verzoekschriftprocedures familiezaken gerechtshoven (hierna: Procesreglement) en in art. 8 Besluit elektronisch procederen3 (hierna: Bep) niet, dan wel onjuist, heeft toegepast, althans niet, onvoldoende of onbegrijpelijk heeft gemotiveerd waarom geen sprake was van een niet-toerekenbare verstoring van de toegang tot Veilig Mailen, en

(ii) dat het hof ten onrechte heeft geoordeeld dat geen sprake is geweest van een apparaatsfout doordat het hof de advocaat niet erop heeft geattendeerd dat het bestand niet kon worden geopend.

Zie ook het Besluit elektronisch procederen (BEP) van 15 oktober 2020. En de huidige versie (vanaf 1 januari 2024) van het Procesreglement verzoekschriftprocedures gerechtshoven.

Oordeel Hoge Raad inzake beroepstermijn en beschadigd digitaal beroepschrift

De Hoge Raad zet zoals gebruikelijk eerst de relevante regels uiteen:

“3.2 Een beroepschrift kan worden ingediend per post, door afgifte aan de Centrale Balie van het hof en door toezending via Veilig Mailen. In het geval van toezending via Veilig Mailen moet het beroepschrift met eventuele bijlage(n) direct per post aan de griffie van het hof worden nagezonden of worden afgegeven aan de Centrale Balie, onder de uitdrukkelijke vermelding dat het reeds eerder via Veilig Mailen ingediende stukken betreft (art. 1.1.5 Procesreglement).”

Art. 8 BEP is letterlijk overgenomen in het Procesreglement (destijds art. 4.3.8 (Bijlage III) Procesreglement) en luidt:

“Als op de laatste dag van een voor de indiener geldende termijn voor indiening van een bericht een niet aan hem toerekenbare verstoring plaatsvindt van de toegang tot het aangewezen digitale systeem voor gegevensverwerking, is een daardoor veroorzaakte overschrijding van de termijn verschoonbaar als het bericht uiterlijk wordt ingediend op de eerstvolgende dag na de dag waarop de indiener ermee bekend had kunnen zijn dat de verstoring is verholpen.”

De Hoge Raad voegde hieraan toe, dat een beroep op deze (inhoudelijk overeenstemmende) bepalingen kan ook worden gedaan indien de gestelde verstoring zich niet bij de ontvanger (het hof) voordeed, maar aan de zijde van de verzender (in casu Zivver). De Hoge Raad wijst hierbij op een eerder arrest, HR 26 mei 2023 (Inbev/Reimborg), rov. 3.1.3-3.1.4.

Van een dergelijke storing was echter niet gebleken. De Hoge Raad:

“3.4 Dat zich op de laatste dag van de beroepstermijn een verstoring van de toegang tot Veilig Mailen heeft voorgedaan, is gesteld noch gebleken. Het hof heeft immers vastgesteld dat de e-mail van de advocaat van 17 oktober 2022, met bijlagen, op die datum bij het hof is binnengekomen. Het beroep op de hiervoor in 3.3 genoemde bepalingen stuit daarop af.”

Had de griffie de advocaat moeten wijzen op het defecte bestand?

De Hoge Raad werpt vervolgens nog de vraag op, of de griffie van het Hof de advocaat (tijdig) had moeten waarschuwen. Was dit een ‘apparaatsfout’? Het antwoord is ontkennend:

“3.5 Ook het beroep op een apparaatsfout gaat niet op. Van een in de rechtspraak aanvaarde apparaatsfout is geen sprake indien de medewerkers van de griffie van een gerecht de advocaat die ervoor kiest een processtuk in te dienen via Veilig Mailen, niet erop attenderen dat een bestand niet te openen is.”

Rechtsmiddelentermijnen zijn van openbare orde

Ook hierbij verwijst de Hoge Raad naar een eerder arrest: HR 30 juni 2023 (geen beroepschrift bijgevoegd) , rov. 3.4. In die zaak overwoog het Hof:

“Uitgangspunt is dat rechtsmiddeltermijnen van openbare orde zijn en door de rechter ambtshalve moeten worden toegepast. Hierop kan slechts onder bijzondere omstandigheden een uitzondering worden gemaakt (HR 21 februari 2014 (rechtsmiddelentermijnen van openbare orde).”

In de zaak van HR 21 februari 2014 had het Hof de hand over het hart gestreken en een te laat ingediend beroepschrift wel ontvankelijk verklaard, omdat beide partijen daarmee instemden. Dat kon echter de goedkeuring van de Hoge Raad niet wegdragen. De Hoge Raad overwoog destijds:

“3.4.2 Tot uitgangspunt dient dat rechtsmiddeltermijnen van openbare orde zijn en door de rechter ambtshalve moeten worden toegepast. Voorts dient tot uitgangspunt dat in het belang van een goede rechtspleging duidelijkheid moet bestaan omtrent het tijdstip waarop een termijn voor het aanwenden van een rechtsmiddel aanvangt en eindigt, en dat aan rechtsmiddeltermijnen strikt de hand moet worden gehouden. Op laatstgenoemd uitgangspunt kan slechts onder bijzondere omstandigheden een uitzondering worden gemaakt, zoals in het geval van zogenoemde apparaatsfouten (vgl. HR 28 november 2003 (moeder/RvdK), HR 24 april 2009 (Heilbron/Rensa Groep) en HR 27 mei 2011 (Denkavit).”

Slotsom: check check dubbelcheck of beroepschrift goed is aangekomen

Sommige advocaten zijn kritisch over dit arrest, en zeggen dat dit ertoe zal leiden dat iedereen (op dezelfde dag) er nog eens achteraan gaat bellen en dit de griffie extra zal belasten. Dat heeft de Hoge Raad er niet tot gebracht anders te oordelen. Het motto is dus check check dubbelcheck.

Wellicht dat in deze zaak van het beschadigde bestand dit nog te repareren is door een hernieuwd verzoek van de vader in de omgangszaak.

Dit arrest komt er sprake op de pagina Termijn hoger beroep.

Auteur & Last edit

MdV, 29-04-2024