Openbaarmaking jaarrekening (Afd. 10, Titel 9, Boek 2 B.W.)
Inleiding openbaarmaking jaarrekening
Afd. 10, Titel 9, Boek 2 B.W. bevat twee bepalingen inzake de publicatie van de jaarrekening: art. 2:394 B.W. en art. 2:395 B.W..
Het is afhankelijk van de soort rechtspersoon wat de specifieke termijnen zijn voor vaststelling en openbaarmaking (publicatie) door middel van deponering bij de Kamer van Koophandel.
Het bestuur stelt de jaarrekening op maar stelt deze niet vast
De jaarrekening moet worden opgemaakt (opgesteld) door het bestuur. Dat is dus als het ware een voorlopige versie. Die moet worden vastgesteld door een ander orgaan, doorgaans de algemene vergadering. Bij de vereniging zonder grote onderneming verleent de algemene vergadering alleen goedkeuring. Is er een ander orgaan binnen de rechtspersoon (zoals een Raad van Commissarissen bij de N.V. of B.V.) die de jaarrekening vaststelt, dan is aan de algemene vergadering alleen goedkeuring toegestaan (zonder recht om te amenderen). Het bestuursverslag wordt wel definitief door het bestuur opgesteld; het is immers haar eigen verslag over het boekjaar.
Decharge van bestuur en commissarissen
De vaststelling van de jaarrekening behelst niet tevens de decharge van het bestuur en/of de commissarissen. Die beslissing zal dus bij afzonderlijk besluit moeten worden genomen. Overigens ziet de decharge blijkens de rechtspraak alleen op hetgeen op dat moment bekend is. Voor verheimelijkte feiten kan geen decharge verleend worden. Bij vaststelling door ondertekening door bestuur en commissarissen conform art. 2:210 lid 5 B.W. (bij de B.V.) geldt de ondertekening – die tevens de vaststelling inhoudt – wel tevens als decharge.
Termijn voor vaststelling van de jaarrekening van een vereniging
De wettelijke regels voor vaststellen van de jaarrekening van een vereniging met een onderneming van een omvang als bedoeld in art. 2:360 lid 3 B.W. zijn te vinden in Titel 2, Boek 2 B.W., en wel in art. 2:49 B.W.. Voor een stichting met een dergelijke onderneming gelden dezelfde termijnen, zoals bepaald in art. 2:300 B.W.. Voor de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij gelden ook dezelfde termijnen (art. 2:58 lid 1 B.W.).
Daarvoor gelden de volgende regels:
– binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van zo’n vereniging maakt het bestuur een jaarrekening op en legt het deze voor de leden ter inzage ten kantore van de vereniging;
– binnen deze termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage voor de leden;
– behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vier maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden;
– de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering, die wordt gehouden uiterlijk een maand na afloop van de termijn, voorgeschreven voor vaststelling. Het bestuur verzorgt de oproep daarvoor.
De bepalingen over de kascommissie gelden ook voor de grote onderneming, waarbij ook hier geldt dat die controle kan worden vervangen door een accountantsverklaring.
Vereniging zonder (grote) onderneming
Voor de vereniging die niet een grote onderneming drijft geldt art. 2:48 B.W.. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over.
Hier wordt de jaarrekening en het bestuursverslag dus niet “vastgesteld”, maar goedgekeurd. De stukken worden onderzocht door een kascommissie als bedoeld in art. 2:48 lid 2 B.W., tenzij er een accountantsverklaring wordt overgelegd als bedoeld in dat artikel. Dan is een kascommissie niet verplicht. De kascommissie rapporteert aan de algemene vergadering, dus moet vooraf de verslaglegging onderzoeken en mag alle informatie aan het bestuur vragen die zij nodig acht voor de controle.
Termijn voor vaststelling van de jaarrekening van de N.V.
De wettelijke regels voor vaststellen van de jaarrekening van naamloze vennootschap zijn te vinden in Titel 4, Boek 2 B.W., en wel in art. 2:101 lid 1 B.W..
Daarvoor gelden de volgende regels:
– binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur een jaarrekening op en legt het deze voor de aandeelhouders ter inzage ten kantore van de vennootschap;
– binnen deze termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage en zendt dit – in de gevallen vermeld in de wet – aan de OR;
– behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vijf maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden;
– de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
Er is geen bepaling die voorschrijft binnen welke termijn dit moet gebeuren. Maar art. 2:108 B.W. schrijft voor, dat er tenminste eenmaal per jaar een algemene vergadering moet worden gehouden. En art. 2:108 lid 2 B.W. bepaalt, dat als er statutair niet een kortere termijn voor is bepaald, die vergadering uiterlijk zes maanden na einde boekjaar moet plaatsvinden. Normaal gesproken wordt de jaarrekening dus op die jaarvergadering door de aandeelhouders vastgesteld.
Daar komt bij, dat art. 2:394 lid 2 B.W. voorschrijft, dat de jaarrekening – indien deze niet binnen twee maanden na het opstellen is goedgekeurd – in die vorm als voorlopige jaarrekening gepubliceerd moet worden.
Termijn voor vaststelling van de jaarrekening van de B.V.
De B.V. is de meest voorkomende rechtspersoon en daarvoor gelden de volgende regels:
– het bestuur dient binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken en legt deze daarna ter vaststelling voor aan de aandeelhouders (art. 2:210 lid 1 B.W.);
– indien er sprake is van bijzondere omstandigheden, dan verlenen de aandeelhouders het bestuur maximaal 5 maanden uitstel hiervoor (voor een B.V. waarvan Indien van de vennootschap effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt geldt vier maanden);
– deze termijnen kunnen niet worden verlengd;
– de algemene vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening vast, behoudens afwijkende statutaire bepalingen op grond waarvan een ander orgaan, zoals de RvC, de jaarrekening vaststelt;
Er is geen bepaling die voorschrijft binnen welke termijn dit moet gebeuren. Maar art. 2:218 B.W. schrijft voor, dat er tenminste eenmaal per jaar een algemene vergadering moet worden gehouden. Normaal gesproken wordt de jaarrekening dus op die jaarvergadering door de aandeelhouders vastgesteld.
Daar komt bij, dat art. 2:394 lid 2 B.W. voorschrijft, dat de jaarrekening – indien deze niet binnen twee maanden na het opstellen is goedgekeurd – in die vorm als voorlopige jaarrekening gepubliceerd moet worden. En de jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn (art. 2:394 lid 3 B.W.).
Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan is de uiterste datum voor deponering dus 31 juli (5 + 2 maanden). Indien we uitgaan van maximaal uitstel, dan wordt dit 31 december (5 + 5 + 2 maanden). Er moet in het laatste geval dus wel een aandeelhoudersbesluit liggen waarmee het hiervoor vermelde uitstel is verleend.
Aandeelhouders vormen tevens het bestuur
Zijn alle aandeelhouders tevens het bestuur, dan is de ondertekening van de vastgestelde jaarrekening door het bestuur (en evt. commissarissen) tevens de vaststelling, mits de stukken tevoren ter inzage gegeven zijn (art. 2:210 lid 5 B.W.). De tussenstap van 2 maanden voor vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhouders komt dan te vervallen. In dat geval moet er dus gedeponeerd worden binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. Indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan is de uiterste datum van deponeren dus 8 november (10 maanden + 8 dagen). Deze datum geldt voor de meeste B.V.’s omdat in veel gevallen er geen andere aandeelhouders zijn dan het bestuur.
Uiterste termijn voor deponering van de jaarrekening
De jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur en vastgesteld door de aandeelhouders. De jaarrekening moet de dag van vaststelling vermelden. De jaarrekening moet uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd zijn (art. 2:394 lid 1, 1e volzin B.W.). Indien de vaststelling niet op tijd is geschied, dan moet de voorlopige jaarrekening worden gedeponeerd.
De uiterste termijn voor het vaststellen van de jaarrekening verschilt per rechtspersoon, maar de jaarrekening moet in ieder geval 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn (art. 2:394 lid 3 B.W.) Tot 2017 was deze termijn 13 maanden (de deponering moest toen dus gepubliceerd worden uiterlijk op 31 januari van het boekjaar na dat volgend op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking had (dus 2015 moest uiterlijk 31 januari 2017 gepubliceerd worden). Voor de aansprakelijkheid geeft de Hoge Raad nog een “terme de grace” van 14 dagen.
Publicatie voorlopige jaarrekening
Indien de aandeelhouders de jaarrekening niet op tijd hebben vastgesteld, dan moet de voorlopige jaarrekening gedeponeerd worden (art. 2:394 lid 2 B.W.). Daarbij moet op de jaarrekening worden vermeld dat deze niet is vastgesteld. Deze mogelijkheid mag niet worden verward met het publiceren van een “concept” jaarrekening. De wet staat dat namelijk niet toe: de te publiceren jaarrekening moet de (tijdig) door het bestuur opgestelde definitieve jaarrekening zijn.
Dit dient voor een B.V. – behoudens een eenmalig door de aandeelhouders verleend uitstel – te gebeuren binnen 7 maanden na het einde van het boekjaar. Bij een maximale termijn van uitstel (5 maanden) deponeer je de voorlopige jaarrekening dus precies binnen 1 jaar (7+5 maanden) na het einde van het boekjaar.
Rechtsgevolgen te laat (of niet) deponeren
Te laat deponeren is een economisch delict, waarop een strafrechtelijke sanctie staat.
Daarnaast kunnen de bestuurders door de curator voor onbehoorlijk bestuur aansprakelijk gesteld worden in geval van faillissement. Art. 2:248 B.W. bepaalt, dat vermoed wordt dat de bestuurders schuldig zijn aan onbehoorlijk bestuur als de jaarrekening in de drie jaren voorafgaand aan het faillissement te laat is gedeponeerd. De bewijslast dat het faillissement niet hierdoor veroorzaakt is, komt dan bij de bestuurder(s) te liggen. De gedachte is, dat als er niet gedeponeerd is, men kennelijk de jaarrekening niet tijdig heeft opgesteld, en dat aannemelijk is dat dit komt doordat de boekhouding niet op orde is. Als de boekhouding niet op orde is, weet de bestuurder niet wat hij doe – hij heeft dan geen inzicht in het financiele reilen en zeilen van de onderneming – en dat doet vermoeden dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur. En dat dit leidde tot het faillissement. Het bestuur is dan persoonlijk aansprakelijk voor het volledige tekort in het faillissement, inclusief de kosten van de curator. Deze aansprakelijkstelling komt veel voor, het is het eerste waar een curator naar kijkt bij het rechtmatigheidsonderzoek.
Auteur & Last edit
[MdV, 23-05-2020]
Openbaarmaking jaarrekening (Afd. 10, Titel 9, Boek 2 B.W.)
Inleiding openbaarmaking jaarrekening
Afd. 10, Titel 9, Boek 2 B.W. bevat twee bepalingen inzake de publicatie van de jaarrekening: art. 2:394 B.W. en art. 2:395 B.W..
Het is afhankelijk van de soort rechtspersoon wat de specifieke termijnen zijn voor vaststelling en openbaarmaking (publicatie) door middel van deponering bij de Kamer van Koophandel.
Het bestuur stelt de jaarrekening op maar stelt deze niet vast
De jaarrekening moet worden opgemaakt (opgesteld) door het bestuur. Dat is dus als het ware een voorlopige versie. Die moet worden vastgesteld door een ander orgaan, doorgaans de algemene vergadering. Bij de vereniging zonder grote onderneming verleent de algemene vergadering alleen goedkeuring. Is er een ander orgaan binnen de rechtspersoon (zoals een Raad van Commissarissen bij de N.V. of B.V.) die de jaarrekening vaststelt, dan is aan de algemene vergadering alleen goedkeuring toegestaan (zonder recht om te amenderen). Het bestuursverslag wordt wel definitief door het bestuur opgesteld; het is immers haar eigen verslag over het boekjaar.
Decharge van bestuur en commissarissen
De vaststelling van de jaarrekening behelst niet tevens de decharge van het bestuur en/of de commissarissen. Die beslissing zal dus bij afzonderlijk besluit moeten worden genomen. Overigens ziet de decharge blijkens de rechtspraak alleen op hetgeen op dat moment bekend is. Voor verheimelijkte feiten kan geen decharge verleend worden. Bij vaststelling door ondertekening door bestuur en commissarissen conform art. 2:210 lid 5 B.W. (bij de B.V.) geldt de ondertekening – die tevens de vaststelling inhoudt – wel tevens als decharge.
Termijn voor vaststelling van de jaarrekening van een vereniging
De wettelijke regels voor vaststellen van de jaarrekening van een vereniging met een onderneming van een omvang als bedoeld in art. 2:360 lid 3 B.W. zijn te vinden in Titel 2, Boek 2 B.W., en wel in art. 2:49 B.W.. Voor een stichting met een dergelijke onderneming gelden dezelfde termijnen, zoals bepaald in art. 2:300 B.W.. Voor de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij gelden ook dezelfde termijnen (art. 2:58 lid 1 B.W.).
Daarvoor gelden de volgende regels:
– binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van zo’n vereniging maakt het bestuur een jaarrekening op en legt het deze voor de leden ter inzage ten kantore van de vereniging;
– binnen deze termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage voor de leden;
– behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vier maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden;
– de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering, die wordt gehouden uiterlijk een maand na afloop van de termijn, voorgeschreven voor vaststelling. Het bestuur verzorgt de oproep daarvoor.
De bepalingen over de kascommissie gelden ook voor de grote onderneming, waarbij ook hier geldt dat die controle kan worden vervangen door een accountantsverklaring.
Vereniging zonder (grote) onderneming
Voor de vereniging die niet een grote onderneming drijft geldt art. 2:48 B.W.. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over.
Hier wordt de jaarrekening en het bestuursverslag dus niet “vastgesteld”, maar goedgekeurd. De stukken worden onderzocht door een kascommissie als bedoeld in art. 2:48 lid 2 B.W., tenzij er een accountantsverklaring wordt overgelegd als bedoeld in dat artikel. Dan is een kascommissie niet verplicht. De kascommissie rapporteert aan de algemene vergadering, dus moet vooraf de verslaglegging onderzoeken en mag alle informatie aan het bestuur vragen die zij nodig acht voor de controle.
Termijn voor vaststelling van de jaarrekening van de N.V.
De wettelijke regels voor vaststellen van de jaarrekening van naamloze vennootschap zijn te vinden in Titel 4, Boek 2 B.W., en wel in art. 2:101 lid 1 B.W..
Daarvoor gelden de volgende regels:
– binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur een jaarrekening op en legt het deze voor de aandeelhouders ter inzage ten kantore van de vennootschap;
– binnen deze termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage en zendt dit – in de gevallen vermeld in de wet – aan de OR;
– behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vijf maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden;
– de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
Er is geen bepaling die voorschrijft binnen welke termijn dit moet gebeuren. Maar art. 2:108 B.W. schrijft voor, dat er tenminste eenmaal per jaar een algemene vergadering moet worden gehouden. En art. 2:108 lid 2 B.W. bepaalt, dat als er statutair niet een kortere termijn voor is bepaald, die vergadering uiterlijk zes maanden na einde boekjaar moet plaatsvinden. Normaal gesproken wordt de jaarrekening dus op die jaarvergadering door de aandeelhouders vastgesteld.
Daar komt bij, dat art. 2:394 lid 2 B.W. voorschrijft, dat de jaarrekening – indien deze niet binnen twee maanden na het opstellen is goedgekeurd – in die vorm als voorlopige jaarrekening gepubliceerd moet worden.
Termijn voor vaststelling van de jaarrekening van de B.V.
De B.V. is de meest voorkomende rechtspersoon en daarvoor gelden de volgende regels:
– het bestuur dient binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken en legt deze daarna ter vaststelling voor aan de aandeelhouders (art. 2:210 lid 1 B.W.);
– indien er sprake is van bijzondere omstandigheden, dan verlenen de aandeelhouders het bestuur maximaal 5 maanden uitstel hiervoor (voor een B.V. waarvan Indien van de vennootschap effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt geldt vier maanden);
– deze termijnen kunnen niet worden verlengd;
– de algemene vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening vast, behoudens afwijkende statutaire bepalingen op grond waarvan een ander orgaan, zoals de RvC, de jaarrekening vaststelt;
Er is geen bepaling die voorschrijft binnen welke termijn dit moet gebeuren. Maar art. 2:218 B.W. schrijft voor, dat er tenminste eenmaal per jaar een algemene vergadering moet worden gehouden. Normaal gesproken wordt de jaarrekening dus op die jaarvergadering door de aandeelhouders vastgesteld.
Daar komt bij, dat art. 2:394 lid 2 B.W. voorschrijft, dat de jaarrekening – indien deze niet binnen twee maanden na het opstellen is goedgekeurd – in die vorm als voorlopige jaarrekening gepubliceerd moet worden. En de jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn (art. 2:394 lid 3 B.W.).
Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan is de uiterste datum voor deponering dus 31 juli (5 + 2 maanden). Indien we uitgaan van maximaal uitstel, dan wordt dit 31 december (5 + 5 + 2 maanden). Er moet in het laatste geval dus wel een aandeelhoudersbesluit liggen waarmee het hiervoor vermelde uitstel is verleend.
Aandeelhouders vormen tevens het bestuur
Zijn alle aandeelhouders tevens het bestuur, dan is de ondertekening van de vastgestelde jaarrekening door het bestuur (en evt. commissarissen) tevens de vaststelling, mits de stukken tevoren ter inzage gegeven zijn (art. 2:210 lid 5 B.W.). De tussenstap van 2 maanden voor vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhouders komt dan te vervallen. In dat geval moet er dus gedeponeerd worden binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. Indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan is de uiterste datum van deponeren dus 8 november (10 maanden + 8 dagen). Deze datum geldt voor de meeste B.V.’s omdat in veel gevallen er geen andere aandeelhouders zijn dan het bestuur.
Uiterste termijn voor deponering van de jaarrekening
De jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur en vastgesteld door de aandeelhouders. De jaarrekening moet de dag van vaststelling vermelden. De jaarrekening moet uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd zijn (art. 2:394 lid 1, 1e volzin B.W.). Indien de vaststelling niet op tijd is geschied, dan moet de voorlopige jaarrekening worden gedeponeerd.
De uiterste termijn voor het vaststellen van de jaarrekening verschilt per rechtspersoon, maar de jaarrekening moet in ieder geval 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn (art. 2:394 lid 3 B.W.) Tot 2017 was deze termijn 13 maanden (de deponering moest toen dus gepubliceerd worden uiterlijk op 31 januari van het boekjaar na dat volgend op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking had (dus 2015 moest uiterlijk 31 januari 2017 gepubliceerd worden). Voor de aansprakelijkheid geeft de Hoge Raad nog een “terme de grace” van 14 dagen.
Publicatie voorlopige jaarrekening
Indien de aandeelhouders de jaarrekening niet op tijd hebben vastgesteld, dan moet de voorlopige jaarrekening gedeponeerd worden (art. 2:394 lid 2 B.W.). Daarbij moet op de jaarrekening worden vermeld dat deze niet is vastgesteld. Deze mogelijkheid mag niet worden verward met het publiceren van een “concept” jaarrekening. De wet staat dat namelijk niet toe: de te publiceren jaarrekening moet de (tijdig) door het bestuur opgestelde definitieve jaarrekening zijn.
Dit dient voor een B.V. – behoudens een eenmalig door de aandeelhouders verleend uitstel – te gebeuren binnen 7 maanden na het einde van het boekjaar. Bij een maximale termijn van uitstel (5 maanden) deponeer je de voorlopige jaarrekening dus precies binnen 1 jaar (7+5 maanden) na het einde van het boekjaar.
Rechtsgevolgen te laat (of niet) deponeren
Te laat deponeren is een economisch delict, waarop een strafrechtelijke sanctie staat.
Daarnaast kunnen de bestuurders door de curator voor onbehoorlijk bestuur aansprakelijk gesteld worden in geval van faillissement. Art. 2:248 B.W. bepaalt, dat vermoed wordt dat de bestuurders schuldig zijn aan onbehoorlijk bestuur als de jaarrekening in de drie jaren voorafgaand aan het faillissement te laat is gedeponeerd. De bewijslast dat het faillissement niet hierdoor veroorzaakt is, komt dan bij de bestuurder(s) te liggen. De gedachte is, dat als er niet gedeponeerd is, men kennelijk de jaarrekening niet tijdig heeft opgesteld, en dat aannemelijk is dat dit komt doordat de boekhouding niet op orde is. Als de boekhouding niet op orde is, weet de bestuurder niet wat hij doe – hij heeft dan geen inzicht in het financiele reilen en zeilen van de onderneming – en dat doet vermoeden dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur. En dat dit leidde tot het faillissement. Het bestuur is dan persoonlijk aansprakelijk voor het volledige tekort in het faillissement, inclusief de kosten van de curator. Deze aansprakelijkstelling komt veel voor, het is het eerste waar een curator naar kijkt bij het rechtmatigheidsonderzoek.
Auteur & Last edit
[MdV, 23-05-2020]
Openbaarmaking jaarrekening (Afd. 10, Titel 9, Boek 2 B.W.)
Zoeken binnen de kennisbank
Lawyrup, jouw gratis kennisbank over burgerlijk (proces)recht!